Albarán a cliente y factura directa
Actividad
1. Introducción de un Pedido/Albarán /Presupuesto
Desde la Barra de Herramientas podemos acceder a presupuestos, pedidos o albaranes:
Al entrar en Presupuestos, Pedidos, TPV o Albaranes de clientes, las ventanas que aparecen son iguales, lo único que varía es que desde una haremos presupuestos, desde otra pedidos, tickets o albaranes. Por tanto sólo explicaremos el proceso para los albaranes ya que por analogía el de los presupuestos, pedidos y TPV es idéntico.
NOTA: Hay que comentar, que en Visajet podemos crear cualquier documento, de manera que si creamos el Presupuesto, luego no tendremos que volver a meter datos de artículos para hacer un pedido o albarán, ya que vamos cambiando el estado del documento.
Es decir, que un Presupuesto, en cuanto está aceptado, le daremos a un botón y pasará a ser pedido.
En cuanto este pedido este preparado para ser entregado, le daremos a un botón y pasará a Albarán. Y en cuanto entreguemos este material, daremos a un botón y pasará a Factura.
Cuando se factura automáticamente se harán los asientos contables, y se generarán los recibos pendientes de cobro. Luego cuando lo cobremos, los marcaremos como cobrados, y nuevamente se harán automáticamente los asientos contables.
a) Albarán a un cliente
Pequeño video explicativo
Al entrar en el proceso de albaranes la ventana que aparece es la siguiente:
Una vez introducidos los datos del albarán nos aparece la siguiente ventana:
1º- Introducir el código del artículo (si no lo conocemos pulsaremos la tecla )
2º- Al introducir el código aparece la descripción, el precio y el iva, pulsando INTRO podemos ponernos en la casilla de la cantidad
3º Pulsando INTRO varias veces finalizamos la línea. (Otra forma de finalizar la línea es pulsando <--- (botón verde) o bien F12. |
Como hemos comentado anteriormente, como Código de Artículo, podemos poner el Código de artículo o su Referencia. Nos rellenará con los datos del artículo.
La manera entonces de ir introduciendo líneas de albarán será siempre, primero ponemos el código, rellenamos el resto de datos y confirmamos la línea (botón verde la la parte de la derecha de introducción de líneas o F12). Creamos otra línea,… hasta que hayamos creado todo el albarán. Luego tenemos que aceptar el albarán. (Botón verde de la parte superior derecha de la ventana)
Con las teclas de cursor ↑ y ↓ podemos ir subiendo y bajando por las líneas del albarán de tal forma que situándonos en una línea concreta puedo modificar, el código, cantidad, precio, descuentos,...(al finalizar la modificación hay que pulsar F12 o bien confirmar la línea para que se realicen los cambios)
Con las teclas de cursor ↑ y ↓ podemos ir subiendo y bajando por el albarán de tal forma que situándome en la línea puedo eliminarla.
Si queremos cambiar el orden de las líneas de albarán tampoco hay ningún problema. Siempre que estemos en modo edición, mantenemos pulsada la tecla Mayúsculas y damos a las flechas arriba o abajo, y veremos como va cambiando el orden de las líneas.
Otra de las funciones de Visajet, es estando introduciendo un albarán, y estamos situados en la introducción del precio, pulsando la tecla F6 nos aparece una subventana, donde podemos poner el precio con iva, y el programa directamente nos lo substituye por el precio sin iva, de manera que no hay que calcularlo. (esto es para clientes que no ponen el PV en el artículo porque es tan volátil el precio que no les vale la pena). |
Podemos ir visualizado las diferentes pestañas, por si queremos modificar algún parámetro que en este caso, no tiene que coger por defecto:
Cambiamos a la pestaña comerciales y observamos:
Otra de las cosas que nos permite Visajet, es comprobar en cualquier momento la rentabilidad de un albarán. Para ello, estando en el documento, pulsamos la tecla F5
Entonces, estando dentro del albarán
ponemos F5 y nos sale:
De manera que sabemos que la rentabilidad de ese albarán es de 43,46 €
Si le damos al botón de la impresora situado en la barra de herramientas (o al F11), nos imprime el documento.
Como en Opciones tenemos Salida por defecto -> Elección Usuario, nos saldrá la siguiente pantalla, desde donde podremos elegir si queremos por pantalla o impresora. Le damos a pantalla y veremos como quedará por impresora. |
NOTA: Si en lugar de F11 apretamos F10 nos imprimirá el albarán inverso. En Visajet podemos utilizar dos tipos de albarán. Generalmente se usa para albarán valorado o albarán sin valorar. Dentro de la ficha de cliente eliges si de una manera predeterminada, quieres que ese cliente imprima un tipo de albarán u otro.De manera que para unos clientes el F11 imprimirá valorado y para otros imprimirá sin valorar. (dependiendo si el cliente tiene elegida la opción de albarán inverso). De esta persona, no tienes que conocer las preferencias de los clientes, y la persona que hace los albaranes, sólo tiene que dar al F11, y no pensando si es F10 o F11.
Se puede imprimir otro tipo de documento con el F9. Generalmente se utiliza para imprimir etiquetas de los artículos que hay en el documento.
Previamente, hay que definir los tipos de documentos en los impresos, asociando el tipo 9 y el tipo 10 al tipo de documento que queremos que nos imprima.
En la siguiente figura mostramos los botones que permiten éstas y otras funciones.
Otros datos que podemos cambiar son los de las pestañas de ‘Comerciales’ y ‘Entrega’. A continuación pasamos a explicar todos los datos que se nos presentan:
Desde la pestaña de ‘Comerciales’ podemos modificar:
Almacén, representante
Precios y Descuentos, Dtos, tarifa del cliente,.
Domicilio comercial y bancarios.
Datos de pago : forma, tipo, moneda. |
Una vez finalizado el albarán lo cerramos pulsando
Si pulsamos el botón de factura directa la ventana que aparece es la siguiente:
Aparecen los datos por defecto. Sección 0 Nº de factura * (significa el número siguiente, en la figura 20020524) Fecha la del día Sin embargo podemos cambiarlos según convenga. Por último confirmaremos |
Desde aquí podemos cambiar el/los vencimiento/s de la factura (por defecto aparecen los datos que tiene el cliente en su ficha).
Esta ventana sólo aparece si tenemos seleccionada la opción de ‘Vtos. Manuales’ de la opción de ‘Tabla, Empresas y pestaña de Gestión’ . |
Pequeño video explicativo
b) Añadir, eliminar y consulta de albaranes
c) OPCIONES ÚTILES
- Si pulsamos F12 desde cualquier punto de la línea de albarán acabamos la línea sin necesidad de confirmar todos los datos restantes (si éstos ya están correctos) pulsando la tecla INTRO.
- Pulsando la tecla CTRL (fija) y * (un clic) accedemos a la tabla sin necesidad de pulsar la tecla
- Pulsando la tecla ALT (fija) y B (un clic) activamos la búsqueda de un registro sin tener que pulsar
- Pulsando la tecla ALT (fija) y A (un clic) damos de alta un registro nuevo sin tener que pulsar
- Pulsando la tecla ALT (fija) y M (un clic) modificamos un registro nuevo sin tener que pulsar
- Pulsando la tecla ALT (fija) y E (un clic) dar de baja un registro nuevo sin tener que pulsar
Pulsando la tecla F11 o F10 conseguimos cerrar e imprimir el albarán sin tener que pulsar
Ejercicio
Nuestro Cliente Iñigo de Montoya nos ha pedido un presupuesto de dos discos duros de 500 gb y de 2 fundas para un Nokia.
Entraremos en el cliente, nos iremos a la pestaña documentos, nos pondremos encima de presupuestos y empezaremos a generar el presupuesto.
Una vez que hayamos hecho el presupuesto, lo imprimiremos por pantalla para ver como queda.
Luego vamos a considerar que nos lo ha aceptado y lo pasaremos primero a pedido y posteriormente a albarán.
Cuando un presupuesto lo pasamos a pedido, desaparece de presupuesto porque se convierte en pedido.
Imprimiremos el albarán por pantalla y luego pasaremos a Factura.