Configuración de secciones e impresos

Icono de iDevice

Actividad

Pequeño video explicativo:

 

 

La secciones sirven para poder llevar numeraciones independientes en la misma empresa. Además de numeraciones diferentes se pueden predeterminar diferentes impresos.

A la hora de pedir estadísticas, se puede filtrar por sección, porque puede ocurrir que necesitemos las estadisticas únicamente de una de las secciones.

Un ejemplo es cuando un autónomo tiene más de una actividad y quiere llevarlas por separado, ya que no interesa que se relacionen.

 

A esta opción accedemos desde la opción del menú ‘Tablas y Secciones’. La pantalla que aparece es la siguiente:

Ventana secciones

Por Sección entendemos diferentes canales de facturación. En este caso tenemos dos, pero podríamos dar más de alta.

Para cada una de las secciones, podemos entrar en su correspondiente pestaña de generales e impresos, ya que cada una de las secciones lo normal es que lleve numeraciones de factura, albaranes, etc.. diferentes.

 

Ventana secciones pestaña generales

En esta segunda ventana introducimos los contadores de todas las numeraciones; de pedidos, presupuestos, albaranes y facturas, tanto de clientes como de proveedores.

Por ejemplo, el próximo número de albarán que nos dará será el 20000855. Y conforme vayamos creando, este contador se mueve sólo.

También el número de asiento. Es conveniente empezar cada año por el asiento 2, y dejar el 1 libre para el asiento de apertura, que es automático.

También indicamos si esta sección es la principal o no. (la por defecto)

 

Los impresos, como su nombre indica, es la forma que tendrá cada uno de los documentos. Es decir, un impreso puede ser un albarán valorado, y otro impreso puede ser el albarán sin valorar, etc...

Lo normal es que a todas las empresas se le haya de ajustar los impresos para su correcto funcionamiento y que se adapte más a sus necesidades concretas.

Ventana secciones pestaña impresos

En esta tercera pestaña visualizamos los diferentes documentos que gestiona el programa. Desde aquí podemos configurar las diferentes salidas de impresora. Para ello pulsaremos o bien doble clic en el impreso que queremos modificar, o clic y al icono amarillo.

Desde esta nuevo formulario que se abre, podemos decir si queremos que imprima el documento la cabecera, (logo de arriba de los documentos), si queremos Diseño (las líneas que tienen los impresos) y el número de copias

Para modificar un impreso, deberemos pulsar doble clic encima del impreso y a continuación el botón de modificar

Se modificaBotón modificar el campo que deseemos y se confirmanAceptar acción los cambios

Ventana impresos

Documentos por defecto

1- Presupuesto Cliente

2- Pedido Cliente

3- Albarán Cliente

4- Abono Cliente

5- Factura Cliente

6- Recibo Cliente

7- Tiquet Cliente (TPV)

8-

9- Albarán Cliente sin valorar

10- Compra de articulo

11- Presupuesto de Proveedor

12- Pedido de Proveedor

13- Albarán de Proveedor

14- Abono de Proveedor

15- Factura de Proveedor

16- Pagaré

En esta ventana, estamos viendo que el documento 3 (Correspondiente al albarán de cliente)

Le estamos diciendo, que el impreso asociado a este documento, es el fichero AlbCliDiv.txt. (uno de los formatos de albarán que vienen con Visajet)

Podemos ver, que si no se especifica lo contrario, saldrá por la impresora Canon Inkjet MX300 series

Hemos puesto que queremos que nos salga la cabecera. Muchas empresas tienen el papel preimpreso con una cabecera, y no quieren que el programa imprima la cabecera, ya que la cabecera la lleva el propio papel.

Lo mismo pasa con el Diseño. Las líneas gráficas en los documentos pueden estar preimpresos y puede que no nos interese imprimirlos ya que vienen en el papel comprado.

La opción de agujas está bastante es desuso, pero todavía hay gente que necesita imprimir a través de impresora matriciales (de impacto) y entonces hay que configurar alguna cosa especial.

Por último, el número de copias de este documento. Puede ser que necesitemos imprimir tres copias de factura o simplemente una.

En una configuración por defecto, se pueden ver el nombre de todos los impresos en la ruta C:\Visa2001\Listados.

Desde aquí, podemos ver, por ejemplo, AlbCli.txt (albarán normal), AlbCliCorto.txt (Albarán Corto para DIN A5), AlbCliCortoConTipoUnidad.txt (Albaran Corto con tipo de unidad en la lines de ventas), ...

 

 


Icono de iDevice

Ejercicio.

Vamos a crear una nueva sección en la empresa Demo.

Para ello iremos a Tablas-> Secciones.

Una vez se nos abra la nueva ventana, daremos al boton +

Entonces, podemos introduccir la Sección, y pondremos un 2

En Descripción, pondremos Seccion 2

y luego empezaremos con las numeraciones. Una práctica bastante usada y práctica es cada año empezar con el número de año, para a partir del numero de documento, saber de que años hablamos. Por ello, en las numeraciones pondremos:

 

  Clientes        Proveedores
Presupuestos      1300001 1300001
Pedidos 1310001 1300001
Albaranes 1300001 1300001
Abonos 1300001 1300001
Facturas 1300001

1300001

13 es los últimos digitos de 2013 y 00001 es porque no preveemos que haremos más de 99999 facturas, o presupuestos. Si no es vuestro caso podeis incrementar el numero.

La única cosa a tener en cuenta es que la numeración de presupuestos y pedidos tiene que ir diferenciada para que no coincidan. Es por ello, que los presupuestos empiezan por 130 y los pedidos 131

 

Luego damos al botón verde en la parte superior de la ventana para aceptar la creación de esta sección.

Una vez que está creada, si cambiamos de pestaña a la pestaña de impresos, vemos que si nos interesara, podriamos cambiar los impresos para esta sección.