¿Como enviar presupuestos, albaranes, facturas, etc ... por mail directamente con el programa de facturación y contabilidad gratuíto Visajet?
Para poder enviar cualquier tipo de documento, como por ejemplo facturas desde el programa de facturación y contabilidad Visajet, hay que:
1.- Tener instalada la impresora virtual. En cuanto instalas la impresora ya se habilita el botón para imprimir directamente por mail (PDF por eMAIL).
2.- Cuando mandamos imprimir, nos sale una pantalla como esta:
En esta pantalla solo tenemos que clicar al botón de PDF por eMail. Automáticamente,
Los datos del nombre del Destinatario y el eMail del destinatario, los rellena automáticamente cogiendo los datos de la ficha del Cliente.
El asunto lo genera automáticamente aunque lo podemos modificar, y el Mensaje puede estar preguardado o en blanco depende de nuestras necesidades.
La Firma es otra de las cosas que suele siempre estar guardado, para no tener que rellenarlo en cada ocasión. Todo esto lo veremos más adelante.
NOTA: Para poder enviar un documento por mail, tiene que estar guardada la información del servidor de email que enviará los mails.
Para ello, vamos a ver la siguiente imagen donde muestra los datos de la siguiente pestaña:
Los datos necesarios son:
El ordenador que siempre está encendido para poder enviar (SMTP Server): que nos lo facilita la empresa a la que tenemos contratado el correo. En este caso es smtp.1and1.es
El puerto (Puerto SMTP): que es la puerta por la que saldrán los emails. Nos lo tiene que facilitar nuestro proveedor de correo.
Quien quiere enviar (Usuario): Ese servidor de correo que envia mails, no solo envia los nuestros, por lo que debemos identificarnos con nuestro usuario para poder enviar.
Contraseña de quien quiere enviar(Contraseña): Y Tenemos que corroborar con nuestra contraseña que verdaderamente somos quienes decimos ser.
Por otro lado, la Ruta Generación PDFs es la ruta por defecto donde guardará los PDF's antes de generarlos. Es una buena práctica no tocar nada y que se quede como está.
Los demás datos son opcionales. Por ejemplo, es una buena práctica, ponernos en copia (Cc: Email) de todos los documentos que enviarmos. (Pero es opcional)
o BCC: (Email) que es en copia oculta.
NOTA: Una vez que tengamos todos los parámetros correctamente rellenados, de las dos pestañas, es decir, de esta y de la anterior, (Mensaje del mail, firma, y los datos del servidor SMTP) ya podemos dar al botón de Guardar valores fijos para que quede para siempre.
Entonces, si tenemos esto correctamente configurado, ya estamos preparados para enviar cualquier documento directamente por eMail.